データベースとは、特定のテーマに沿ったデータを集めて管理し、容易に検索／抽出などの再利用をできるようにしたもののことです。データはただ雑然と蓄積していたのではあまり役に立ちません。関連のあるデータを集め、整理／統合し、柔軟な形で取り出すことができるようにすることで、業務での活用が可能となります。多く場合、1つのデータベースは、この後で説明するテーブルを複数格納しています。
テーブルはデータを格納しておくための領域です。Excelのテーブルとほぼ同じ概念となっており、縦の列をフィールド、横の列をレコードと呼びます。テーブルには複数のフィールドを設定でき、複数のレコードを格納できます。
たとえば、上の図の場合、テーブルは［顧客ID］と［氏名］の2つのフィールドを持ち、3件のレコードを持っていると表現できます。
フィールドは異なるデータの種類を分けて格納するための項目です。一般的にフィールドはデータの型が設定されており、Forguncyではテキスト、整数、小数、日付/時刻、時刻、Yes/No、ユーザーアカウント、画像、添付ファイルの9種類の型を持っています。
レコードは1件分のデータの集まりの単位です。顧客テーブルに3件のレコードがあった場合、それは3人の顧客のデータが格納されていることを意味します。